任务二 差旅费处理

任务场景

为应对激烈的市场竞争，饮界公司加强费用管控，针对差旅费制定了相关出差费用标准规定，如表6-1所示。

为进一步拓展市场，6月12日销售部李博文申请赴青岛出差拜访客户，预计将发生住宿费600元、其他长途交通费400元、出差补助200元。6月13日出发，6月15日返回，当天完成差旅费报销。相关业务信息如下：

1.李博文的收款账号信息如下：

账户名称：李博文

开户银行：建设银行济南支行

银行账号：110000382607

2.相关差旅费用的票据如图6-12、图6-13、图6-14、图6-15所示。经查询高铁G6976二等座青岛北至济南东车票票价为156元 。

财务人员根据审核后的报销单支付报销款，并进行账务处理。为简化差旅费的核算，饮界公司对员工一般费用的报销均通过“其他应付款_员工往来”科目进行挂账核算。

任务准备

差旅费的审核要点

差旅费是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。其审核要点主要有：

报销单据及所附的原始票据合法性。

差旅费用支出的合理性与真实性。

报销金额是否超出报销标准。

差旅费报销流程

企业通常的差旅费报销业务流程如图6-16所示。

由经办人员提起出差申请，填制“出差申请单”并提交审核；

出差返回后由出差申请单下推“差旅费报销单”，根据实际报销费用完善单据，并上传原始票据；

“差旅费报销单”经审核后将自动生成一张“其他应付单”；

出纳人员登录系统由“差旅费报销单”下推生成付款单，并提交审核；

会计人员登录系统依次选择“其他应付单”与“付款单”，生成凭证并提交。

如果出差时间较长、花费较多，员工可能在出差申请时提出借款要求，此时出差员工填制出差申请单时，应勾选“申请借款”选项，由该申请单下推生成一张付款单，根据出差的预计花费支付差旅费借款。在进行差旅费报销时，若借款金额大于报销金额，则需要在“差旅费报销单”上勾选申请退款，下推生成付款退款单，其金额为借款金额减去报销金额的差额；若借款金额小于报销金额，则在“差旅费报销单”上勾选申请付款，下推生成付款单，其金额为报销金额减去借款金额的差额。有借款的差旅费报销业务流程图参见二维码。

任务实施

1.出差申请

销售专员登录系统，执行【财务会计】—【费用管理】—【单据列表】—【出差申请单列表】命令，在列表页面单据【新增】按钮，根据业务内容填制录入费用报销单，“出差申请单”，明细信息中的各项费用根据预计数填写，审核通过即表示同意申请金额，并生成核定金额。填制完成后提交并审核，具体界面如图6-17所示。

2.差旅费报销

销售专员出差返回后，执行【财务会计】—【费用管理】—【单据列表】—【出差申请单列表】命令，在列表中双击打开图6-17的出差申请单，下推生成“差旅费报销单”，根据票据内容、任务背景中的报销标准信息填写报销内容，具体界面如图6-18所示。

注意事项：

“差旅费报销单”的费用填写存在以下注意事项：

(1) 住宿标准为300元/日，发票金额超过住宿标准，按标准金额报销，即2天×300 = 600元。

(2) 高铁票的乘坐标准为二等座，票据中青岛返回济南的高铁票为一等座，应查找同车次的二等座票据进行报销，例如查询的该车次二等座票据为156元，则其他长途交通费项目的报销金额应为：济南至青岛车票137元 + 青岛至济南车票156元 = 293元。

(3) 市内交通费的发票日期为2023年2月13日，不在出差期间，不应报销。

(4) 出差补助按住宿天数、每天100元的标准计算：2 × 100 = 200元。

销售人员应按上述费用进行填写，若销售人员填写错误的，则不应审核通过，直至修改至正确的费用金额。

3.支付报销款

出纳人员登录系统，执行【财务会计】—【费用管理】—【单据列表】—【差旅报销单列表】，勾选图6-18的差旅费报销单，下推付款单，填写基本栏的“业务日期”“期望付款日期”，以及明细栏的“我方银行账号”。具体界面如图6-19所示。

注意事项：

在系统内置的凭证模版中，通过付款单生成的记账凭证的“摘要”栏取自明细栏中的“备注”字段，因此填写备注时注意修改为恰当的摘要内容。

4.账务处理

会计人员登录系统，执行【财务会计】—【应付款管理】—【其他应付】—【其他应付单列表】，勾选由图6-19的差旅报销单自动生成的其他应付单，单击“凭证”项下的“生成凭证”，查看总账凭证并提交，生成凭证如图6-20所示。

会计人员执行【财务会计】—【应付款管理】—【付款】—【付款单列表】，勾选图6-20的付款单，单击“凭证”项下的“生成凭证”，查看总账凭证并提交，生成凭证如图6-21所示。

任务拓展

采购部邓雨萱在出差前申请借款1000元，实际发生标准内的住宿费900元、出差补助300元，在系统中的业务处理与本任务实训的流程有什么不同？相关业务单据分别生成怎样的记账凭证？